Pokiaľ vlastníte malú firmu, možno ste si zatiaľ nevytvorili workflow, pracovný tok, ktorý by ste automatizovali. Ak sa však vaša firma rozrastá, je najlepší čas na vytvorenie pracovného toku. Prečo ho potrebujete na vykonávanie efektívnych pracovných postupov a v čom spočíva? Zistite, aké výhody vám vytvorenie pracovných tokov prinesie.

Čo je to pracovný tok?

Wikipédia definuje pracovný tok ako organizovaný a opakovaný vzor obchodnej činnosti umožnený systematickou organizáciou zdrojov na procesy, ktoré transformujú materiály, poskytujú služby alebo informácie o procese. Pracovný tok môže byť znázornený ako postupnosť operácií práce jednej osoby, skupiny alebo organizácii zamestnancov. Môže ísť o jeden alebo viac jednoduchých či zložitých mechanizmov. 

Jednoduchšie vysvetlené, podnikový pracovný tok je opakovaný proces, ktorý pozostáva zo série úloh, ktoré je zvyčajne potrebné dokončiť v konkrétnom poradí. Je to práca plynúca z jednej fázy do druhej, až kým nebude dokončená.

Pracovné postupy sú užitočné na zabezpečenie správneho vykonania dôležitých procesov. Jedným z nich môže byť napríklad definovanie pracovného postupu zapájania nových zamestnancov do pracovného procesu. Jeho vytvorením zabezpečíte, že všetci zamestnanci dostanú potrebné informácie, zásady a zdroje, ktoré potrebujú na vykonávanie svojej práce.

Prečo potrebujete pracovné toky?

Niektoré pracovné postupy robíte dlhodobo a automaticky, preto vás ani nenapadne postup zmeniť a ste náchylnejší byť odolný voči prísnym pracovným postupom. Je však na mieste vytvoriť pracovné toky pre často sa opakujúce postupy z nasledujúcich piatich dôvodov.

1. Zlepšenie obchodných operácií – definovaním konkrétnych krokov a postupností potrebných na dokončenie úlohy zlepšíte obchodné operácie zabezpečením toho, aby úlohu dokončili správni ľudia v správnom poradí a v stanovenom čase.
2. Eliminácia nadbytočných procesov a činností – používanie pracovných tokov a ich aktualizácia s rastom spoločnosti vám pomôže lepšie odhaliť nadbytočné vykonávané aktivity v procese. Vytvorením pracovných tokov jednoduchých činností lepšie odhalíte nepotrebné kroky.
3. Zníženie prevádzkových nákladov – pracovné toky pomáhajú prácu zefektívniť a dokončiť rýchlejšie, čím môžete zistiť, že potrebujete menej zdrojov na vykonanie úlohy. Jednoducho tak môžete znížiť náklady a zvýšiť zisky. 
4. Rýchle reagovanie na problémy – vďaka presunutiu úloh pracovného toku a obchodného modelovania do softvérových systémov uľahčí vykonávanie zmien a reagovanie na zmeny pomocou niekoľkých kliknutí myšou.
5. Automatizácia procesov – pracovné postupy obchodných procesov vám môžu pomôcť zistiť, ktoré procesy je možné automatizovať.