ERP alebo celým názov Enterprise resource planning je informačný systém, ktorý firmám pomáha s plánovaním podnikových zdrojov a s riadením firmy.

Práve pre jeho výhody pri riadení spoločnosti sa predpokladá, že trh s ERP softvérom pre globálne plánovanie podnikových zdrojov (ERP) vzrastie do roku 2024 na hodnotu zhruba 97 miliárd amerických dolárov. Tento predpoklad je založený na rastúcej popularite a doterajšom veľkom raste a záujme o technológie. 

Aj keď je spomínané číslo pôsobivé, pre tých, ktorí softvér nikdy nepoužívali, môže byť ťažké pochopiť, prečo je ERP systém pre ich podnikanie dôležitý. Keďže globalizácia tlačí trh mnohých priemyselných odvetví, je nevyhnutné hľadať akékoľvek nástroje, ktoré vášmu podnikaniu poskytnú konkurenčnú výhodu. Mnoho spoločností to dosahuje práve použitím ERP systému.

Pre koho je ERP systém určený?

Plánovanie podnikových zdrojov (ERP) využívajú organizácie, ktoré sa snažia riadiť svoje obchodné činnosti v rámci centralizovaného a integrovaného systému. ERP bežne používajú spoločnosti pracujúce v rámci dodávateľského reťazca na sledovanie všetkých pohyblivých častí výroby a distribúcie. Software môže byť používaný celým radom rôznych priemyselných odvetví, vrátane zdravotníctva, neziskových skupín, stavebníctva a hotelierstva.

Ako funguje ERP softvér?

ERP ukladá všetky zadané údaje do jednej databázy, čo umožňuje všetkým oddeleniam pracovať s rovnakými informáciami. Tieto údaje je možné navyše organizovať, analyzovať a vytvárať z nich správy. ERP zlučuje správu zákazníkov, ľudské zdroje, podnikovú inteligenciu, spravovanie financií, zásoby a možnosti dodávateľského reťazca do jedného systému.

ERP systém a jeho výhody

1.Zvýšenie zisku pomocou ERP systému

Aj keď mnohí poskytovatelia ERP systému zaviedli v posledných rokoch flexibilné ceny, balíčky ERP sú stále veľkou investíciou. Pri samotných nákladoch na ERP software sa môže zdať, že len ťažko môže na seba takýto software zarobiť. Akonáhle ale prekonáte prvotný šok z vyššej ceny, zistíte, že investícia do tejto technológie môže poskytnúť vysokú návratnosť.

ERP v sebe spája mnoho systémov a procesov, ktoré momentálne vo vašej organizácii možno používate oddelene. Zamestnanci majú v systéme prístup ku všetkým potrebným nástrojom pre výkon svojej práce z jedného centralizovaného systému, a to po dobu celého procesu, od vývoja produktu, resp. dodania služby, až po splatené účty.

Zjednotením procesov tak pomôžete svojim zamestnancom zefektívniť ich prácu. Vďaka ERP nemusia používatelia hľadať informácie na rôznych miestach. To umožňuje centrálne riešená databáza. Organizácie šetria peniaze pomocou ERP systému tým, že eliminuje potrebu zaškolenia používateľov v niekoľkých systémoch. To nielen zníži množstvo peňazí vynaložených na školenia, ale aj logistické úsilie, ktoré s tým súvisí. Namiesto plánovania niekoľkých školení s rôznymi dodávateľmi stačí komunikovať s jedným.

2. Zefektívnenie interných procesov

Funkcie aplikácií ERP sa môžu mierne líšiť v závislosti od použitého programu, ale všeobecne platí, že každý systém nejakým spôsobom zlepšuje spoluprácu v rámci firmy. Ako už bolo spomenuté, centralizovaná databáza je neoddeliteľnou časťou toho, čo robí túto technológiu jedinečnou. Vďaka tejto databáze vytvoríte vo vašej spoločnosti jeden zdroj overených údajov, z ktorého sa budú môcť čerpať jednotné informácie pri výkone práce vašich zamestnancov. To znižuje výskyt akýchkoľvek chýb spôsobených prácou s nesprávnymi údajmi.

Centrálna databáza navyše znižuje akékoľvek zaváhanie počas práce na projektoch, nakoľko všetci členovia tímu majú prístup k potrebným údajom. Nie je potrebné spájať informácie z rôznych systémov alebo zdrojov. 

3. Lepšia analýza a vyhodnocovanie dát

Centrálna databáza informácií pomáha aj pri zlepšovaní analytiky a výkazníctva. Pretože softvér zaznamenáva a ukladá všetky údaje, ktoré doň používatelia vkladajú, vytvára inteligentný nástroj pre váš biznis. Pokiaľ váš dodávateľ ERP poskytuje vysokú funkčnosť systému, softvér ERP vám uľahčí a zrýchli generovanie rôznych správ potrebných pre váš pracovný tím. Všetky dôležité informácie nájdete v priebehu niekoľkých minút.

Väčšina ERP systémov poskytuje prispôsobiteľný hlavný panel, aby vedúci pracovníci mohli vidieť výkazy pri prvom prihlásení do systému. Tieto správy môžu obsahovať všetko – od výkazov výnosov a výdavkov, až po vlastné kľúčové ukazovatele výkonnosti. Možnosť rýchleho prístupu k týmto správam umožňuje robiť lepšie rozhodnutia rýchlejšie. Softvér je intuitívny a vy sa tak nemusíte spoliehať na IT-čkárov. Výhodou je aj to, že systém ERP poskytuje možnosť nastavenia rôznych úrovní prístupu, čo zaisťuje, že iba vybraní zamestnanci uvidia cenné údaje spoločnosti.

4. Vyššia produktivita

Pri tradičných metódach sú každodenné papierovačky úplne nevyhnutné. Vykonanie úloh ako generovanie správ, sledovanie zásob v sklade,  dochádzky či spracovanie objednávok  môže byť časovo náročná aktivita. Okrem toho, že tieto procesy zaberajú čas, znižujú morálku zamestnancov a vystavujú ich väčšej možnosti vykonania chyby z nepozornosti. Po určitom čase zadávania toho istého riadku údajov do rôznych foriem môžu urobiť chybu aj tí najlepší.

Ak zvolíte správne riešenie výberu ERP, môže vám tento systém automatizovať základné pracovné úlohy, ktoré vás každý deň oberajú o čas. Databáza v rámci softvéru eliminuje nadbytočné úlohy, ako je zadávanie údajov, a umožňuje systému vykonávať pokročilé výpočty v priebehu niekoľkých minút. To pomáha vašim zamestnancom vykonávať dôkladnejšie svoju prácu čo tiež zvyšuje návratnosť investícií. Z tohto dôvodu ERP zvyšuje produktivitu, efektívnosť a ziskovosť vašej organizácie.

5. Spokojnosť zákazníka = CRM riešenie

Starostlivosť o vašich zákazníkov nebola nikdy taká dôležitá ako dnes. V dnešnom digitálnom veku čoraz viac ľudí vyhľadáva na internete rady o tom, aké oblečenie majú nosiť a aké jedlo majú jesť. A vzhľadom na výsledky prieskumov podľa ktorých 84% spotrebiteľov dôveruje online recenziám rovnako ako by verili svojim priateľom, názory zákazníkov majú v dnešnej dobe oveľa väčší dopad na podnikanie ako kedykoľvek predtým. Najlepším spôsobom, ako zlepšiť spokojnosť zákazníka, je ponúkať relevantné tovary a služby. ERP to poskytuje rovno niekoľkými rôznymi spôsobmi. 

Väčšina ERP je vybavených nástrojom na riadenie vzťahov so zákazníkmi – CRM systém, alebo ich možno do nich ľahko integrovať. Vďaka ERP má váš CRM prístup k údajom naprieč obchodnými funkciami. Spolu s kontaktnými informáciami vám integrovaný CRM môže zobraziť podrobnosti, ako napríklad históriu objednávok a fakturačné údaje. To umožňuje vášmu tímu vidieť vašich klientov celistvejšie a lepšie porozumieť ich túžbam a potrebám. Zvýšená viditeľnosť zákazníkov vám pomôže sformulovať predajnú stratégiu pre lepšie generovanie potenciálnych zákazníkov.

6. Jednoduchšie dodržiavanie predpisov a riadenie rizík

Ako sa spoločnosti rozrastajú a vykonávajú podnikanie v rôznych krajinách súčasne, môže sa stať náročným sledovať všetky rozličné predpisy, ktoré sa na vaše podnikanie vzťahujú. Aj miestne spoločnosti si musia robiť starosti s rôznymi predpismi v oblasti životného prostredia, bezpečnosti a ľudských zdrojov. Väčšina ERP balíčkov je teda vytvorených s ohľadom na tieto predpisy tak, aby vám pomohli s nimi udržiavať súlad v každej fáze vášho podnikania.

Softvér ERP navyše poskytuje zabudované audítorské nástroje, ktoré vám pomáhajú pri dokumentovaní záležitostí, ako sú aj daňové ustanovenia. Takýmto spôsobom sa formulovanie rozličných správ a ich zasielanie príslušnému riadiacemu orgánu stáva oveľa jednoduchšie. ERP navyše často poskytuje nástroje na riadenie rizík. Lepšia presnosť tohto riešenia zlepšuje celkové finančné riadenie, pretože pri účtovaní existuje menšia šanca na chyby. Tieto nástroje tiež umožňujú používateľom predpovedať udalosti, pokiaľ ide o dopyt, pracovnú silu a rozpočet. Vďaka týmto informáciám môžete vytvoriť bezpečnejšie plány rozpočtov, harmonogramov a plány vývoja produktov.

7. Jednoduchšia správa skladu

Hlavnou výzvou pre rastúce spoločnosti je sledovanie a monitorovanie položiek v sklade. ERP využíva čiarové kódy, RFID (vysokofrekvenčná identifikácia) štítky a sériové čísla na udržiavanie prehľadu vo vašom inventári v každej fáze dodávateľského reťazca. Tieto nástroje vám pomôžu sledovať úrovne zásob v rôznych skladoch, ako aj to, ktoré položky sa prepravujú a ktoré sú v regáloch pripravené pre spotrebiteľov.

Lepší prehľad v sklade výrazne optimalizuje proces vyzdvihnutia, zabalenia a expedície a odstraňuje všetky nepresnosti. Monitorovanie zásob tiež posilňuje vykazovanie, pretože sledovacie technológie poskytujú presnejšie čísla. Používatelia môžu konfigurovať vlastné metriky výkonnosti, aby zistili, ktoré produkty sa pohybujú najrýchlejšie – kde je väčší dopyt – a ktoré zvyšujú náklady na prepravu. S vyššou presnosťou poskytovanou touto technológiou môžu manažéri skladu získať údaje o svojich zásobách v reálnom čase, aby mohli robiť presnejšie obchodné rozhodnutia.

8. Presnejšie plánovanie výroby a riadenie zdrojov

Spolu so správou vašich skladových zásob spravuje ERP systém aj výrobu. Systém poskytuje prehľad o všetkých výrobných operáciách. To umožňuje používateľom optimalizovať výrobné plány, vybavenie a prácu s cieľom maximalizovať kapacitu. ERP navyše spravuje váš kusovník (Bill Of Materials – BOM) a fixné aktíva.

Pomocou tohto softvéru môžu používatelia ľahko vytvárať a upravovať kusovníky a sledovať všetky predchádzajúce zmeny. Správa fixných aktív umožňuje používateľom naplánovať údržbu zariadenia na zredukovanie možnosti neočakávaného výpadku na zlepšenie vašej ziskovosti a vzťahov v dodávateľskom reťazci.

Zhrnutie

Ak si vyberiete to správne softvérové ERP riešenie, jeho význam pre vaše podnikanie výrazne prevýši počiatočné náklady, čas a úsilie spojené s jeho implementáciou. Pri dostatočnom dôkladnom výskume a premyslenom zvážení nájdete ERP riešenie, ktoré poskytuje všetky výhody uvedené vyššie a pri ktorom „na vlastnej koži“ pochopíte, prečo je ERP systém pre spoločnosť tak dôležitý.